Avize emise

Acest modul asigura gestionarea avizelor emise de catre societate. Se asigura tiparirea pe formularul standardizat (in diverse tipologii), descarcarea on-line a stocului pentru articolele vandute. De asemenea se ofera posibilitatea urmaririi avizelor in functie de agent, delegat, client etc. cu un numar practic nelimitat de selectii.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal selectand punctul de lucru dorit (fiind baze de date diferite pe punct de lucru) si  apasand butonul 'Avize emise'

Adaugarea unui aviz emis :

In acceptiunea sistemului Platphorma, avizul emis are doua componente :

1.      Antetul si subsolul avizului - ce cuprind data avizului, datele de identificare ale clientului, agentul de vanzari, delegatul etc. ;

2.      Specificatiile avizului - ce cuprind articolele sau serviciile vandute ;

Adaugarea unui aviz nou se face apeland butonul 'Adauga' din ecranul 'Avize emise'. Elementele ce trebuiesc definite sunt urmatoarele  (cele marcate cu '* ' sunt obligatorii) :

1.Elemente de antet si subsol :

  • Data avizului '*' (ziua - luna si anul fiind date de data generala a sistemului) ;
  • Seria avizului - se poate predefini (in functie de o plaja de numere), asfel incat acest camp sa se completeze automat  (vezi meniu SAL - Configurare);
  • Numarul avizului '*' - se poate predefini (in functie de o plaja de numere), astfel incat acest camp sa se completeze automat  (vezi meniu SAL - Configurare); Acest camp se va incrementa automat cu 1 la urmatoarea adaugare ; ATENTIE ! NU SE POT INTRODUCE DOUA AVIZE CU ACELASI NUMAR !

ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !

  • Curs valutar - se introduce in cazul cand se lucreaza cu pretul de oferta 7 (vezi meniu SAL - Configurare si modul gestiune) sau cu catalogul de preturi ;
  • Beneficiar * - beneficiarul se selecteaza din lista de beneficiari ce se deschide prin apasarea butonului 'Alege firma' plasat intre campul de cod si denumire al beneficiarului ; Daca utilizatorul cunoaste codul beneficiarului il va putea tasta direct in primul  camp de la 'Beneficiar' (cod). In acest mod programul va selecta automat beneficiarul ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de parteneri' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;

Daca un beneficiar nu exista in lista de parteneri, aceasta poate fi adaugat direct din acest modul, utilizand butonul 'Adauga' din fereastra 'Alege firma' (dupa procedura descrisa la Modulul Firme Interne) ;

Pe subsolul avizului se pot specifica :

  • Delegatul (datele despre delegat : Nume, B.I., Auto Nr. Etc.) - aceste date se pot completa direct in campurile respective sau se pot selecta dintr-o  baza de date predefinita. Accesarea listei de delegati se face prin apasarea butonului 'Sel' daca delegatul apartine beneficiarului sau a butonului 'Firma' daca delegatul apartine firmei utilizator ;
  • Agentul - se va selecta din lista de agenti, prin apasarea butonului 'Agent - Alege Text' sau prin tastarea codului de agent in rubrica 'Cod agent' ;
  • Observatii - operatorul poate introduce un camp text cu anumite observatii specifice.

Alte elemente cuprinse in Antet / Subsol aviz emis:

  • Se factureaza - Da/Nu : se va utiliza in cazul in care in baza avizului emis urmeaza sa se emita automat un aviz;

 

  1. Specificatii :

Pe un aviz emis se pot adauga (vinde) doua tipuri de specificatii :

-         articole (produse din stoc) ;

-         operatiuni diverse (servicii) ;

Pentru adaugarea articolelor, se vor respecta urmatorii pasi :

-         se apasa butonul 'Adauga articole' din cadrul avizului ;

-         se va deschide fereastra ' Specificatie aviz', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Articolul vandut - se selecteaza din lista de articole ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al articolului ; Daca utilizatorul cunoaste codul articolului il va putea tasta direct in campul de cod articol. In acest mod programul va selecta automat articolul vandut ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de articole' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul avizelor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Butonul PF - va propune automat ultimul pret de furnizor ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul gestiune - preturi) ; In cazul in care se utilizeaza preturile de oferta stabilite in gestiune, pentru schimbarea pretului, se va apasa unul din butoanele 1 - 6, iar pentru propunerea pretului 7 se va apasa butonul 7, iar programul va completa automat rubrica PU valuta, Valoare valuta si pret unitar (prin inmultirea cu cursul valutar introdus in antet) ;
  • Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;

    Daca operatorul cunoaste doar valoarea o va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'PU din valoare' ; Programul va determina automat pretul;

     

    • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
    • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
    • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
    • Pret intrare - este afisat automat de program si reprezinta ultimul pret de furnizor ; sub configurare acesta poate deveni invizibil ;
    • Procentul de rabat - se poate completa de utilizator (daca doreste acordarea de rabat), sau poate fi propus automat de sistem in functie de client si/sau articol ;
    • Rabatul - este determinat automat de program ;
    • Pret cu rabat - este determinat automat de program ;
    • Butonul 'Custodie' - se poate apasa pentru selectarea custodiei (in cazul in care se lucreaza cu custodii - vezi modulul gestiune - custodii) ;
    • Optiunea 'Scade stoc Da /Nu' - se poate utiliza daca stocul faptic se descarca pe  Factura  Emisa si nu pe aviz ; Implicit aceasta optiune este propusa pe Da ;
    • Butonul 'Gestiune' - permite schimbarea gestiunii de avizare pentru cazul in care pe un aviz emis sunt cuprinse specificatii din gestiuni diferite ;
    • Campul 'PU catalog' - este completat automat de program daca se lucreaza cu preturi de catalog si nu poate fi modificat de catre utilizator;
    • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii articolului in nomenclator (vezi modulul Nomenclator articole) ; Poate fi modificat de catre utilizator ;

    Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

    OBSERVATII :

    -         DACA SISTEMUL ESTE CONFIGURAT OPTIM (PRETURI, RABATURI, DISCOUNTURI) OPERATORUL VA TREBUI SA SELECTEZE DOAR ARTICOLUL VANDUT, RESTUL OPERATIUNILOR FIIND EXECUTATE AUTOMAT DE SISTEM ;

    -         IN CAZUL AVIZELOR STORNO OPERATORUL VA INTRODUCE CANTITATEA CU SEMNUL (-) ; IN CAMPUL PRET STORNO (CE DEVINE ACTIV DOAR DACA SE TASTEAZA CANTITATE NEGATIVA) OPERATORUL VA TREBUI SA INTRODUCA PRETUL DE INTRARE IN GESTIUNE AL ARTICOLULUI RESPECTIV, DACA PE STOC NU EXISTA ACEASTA INFORMATIE (PROGRAMUL VA PROPUNE AUTOMAT ULTIMUL PRET DE FURNIZOR) ;

    -         PENTRU ADAUGAREA ALTEI SPECIFICATII, SE REPETA PASII DE MAI SUS ;

     

    Pentru adaugarea operatiunilor diverse, se vor respecta urmatorii pasi :

    -         se apasa butonul 'Adauga operatiuni diverse ' din cadrul avizului (al doilea buton de  adauga);

    -         se va deschide fereastra ' Specificatie aviz', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

     

    • Cod operat - se selecteaza din lista de operatiuni diverse ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al operatiunii diverse ; Daca utilizatorul cunoaste codul operatiunii il va putea tasta direct in campul de cod operat. In acest mod programul va selecta automat operatiunea ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de operatiuni' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ; Daca operatiunea respectiva nu exista, poate fi adaugata de operator ;
    • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul avizelor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
    • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul gestiune - preturi) ; Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;
    • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
    • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
    • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
    • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii operatiunii diverse in lista de operatiuni; Poate fi modificat de catre utilizator ;
    • Butonul 'Cont gestiune' - se poate apasa pentru selectarea centrului de profit asupra caruia se repartizeaza specificatia respectiva (vezi modulul centre de cost) ;

     

    Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

     

    Listarea avizului se face utilizand unul din butoanele de print din cadrul avizului, in functie de tipul imprimantei si formatul avizului ;

     

    Modificarea specificatiilor unui aviz:

    Se face apeland butonul 'Modifica' din cadrul avizului emis ;

    Stergerea specificatiilor unui aviz:

    Se face apeland butonul 'Sterge' din cadrul avizului emis ;

    Modificarea unui aviz:

    Se face apeland butonul 'Modifica' din fereastra 'Avize emise' ;

    Stergerea unui aviz:

    Se face apeland butonul 'Sterge' din fereastra 'Avize emise' dupa stergerea tuturor specificatiilor ;

    OBSERVATIE : SUB CONFIGURARE PROGRAMUL VA BLOCA MODIFICAREA SAU STERGEREA UNUI AVIZ TIPARIT ;

    Meniurile modulului 'Avize emise':

    Avize:

    • Adauga aviz teren- adauga un aviz al carui numar propus implicit este altul decat cel setat in configurare numere;
    • Adauga aviz calculator- adauga un aviz al carui numar propus implicit este cel setat in configurare numere;
    • Modifica - modifica aviz;
    • Sterge - sterge aviz;

    OBSERVATIE : SUB CONFIGURARE PROGRAMUL VA BLOCA MODIFICAREA SAU STERGEREA UNUI AVIZ TIPARIT ;

    • Recitire - reciteste baza de date ;
    • Cauta - cauta un aviz in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul sortare);
    • Totaluri - calculeaza totalul listei de avize emise ;
    • Recalcul - recalculeaza avizele emise, actualizand adaosul realizat pe fiecare specificatie; Pentru a fi relevant, trebuie mai intai calculata fisa de magazie in gestiunea corespunzatoare punctului de lucru ;

    Selectie:

    Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare'.

    • Formula - permite selectii complexe, dupa o formula;

     

    Sortare:

    Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

    • Data - ordoneaza avizele dupa data emiterii (in luna);
    • Numar - ordoneaza avizele dupa numarul avizului (in luna);
    • Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' ;

    Operatiuni:

    • Fisa sah - realizeaza fisa sah a tuturor avizelor emise din lista ;
    • Lista specificatii - realizeaza un desfasurator ce cuprinde toate specificatiile avizelor emise in luna respectiva ; Aceasta comanda se poate utiliza si numai pentru facturile selectate ;
    • Centralizator firma / articol - realizeaza un centralizator al tuturor articolelor iesite pe aviz la o anumita firma ; Ulterior, in baza acestui centralizator se poate emite o factura ;

    Note:

    • Un act - permite vizualizarea notei contabile a actului pe care este pozitionat cursorul ;
    • Toate actele - permite vizualizarea notei contabile a tuturor actelor ;

    SAL:

    Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

    • Configurare generale - se pot face anumite configurari ale sistemului ; Ecranul de configurare este impartit in urmatoarele submodule :
      • Standard :
        • Sortare acte - dupa numar : documentele primare vor fi ordonate dupa numarul lor ;
        • Sortare acte - dupa data : documentele primare vor fi ordonate dupa data emiterii lor;
        • Cautare firme - dupa cod : partenerii vor fi cautati implicit dupa cod ;
        • Cautare firme - dupa nume : partenerii vor fi cautati implicit dupa denumire ;
        • Cautare articole - dupa cod : articolele  vor fi cautate implicit dupa cod ;
        • Cautare articole - dupa nume : articolele  vor fi cautate implicit dupa denumire ;
        • Cautare articole - dupa grupa : articolele  vor fi cautate implicit dupa grupa ;
        • Numar maxim specificatii facturi - determina numarul maxim de specificatii ce pot fi adaugate in cadrul unei facturi emise ; Numarul specificatiilor ce pot fi adaugate este practic nelimitat - aceasta optiune referindu-se la numarul de specificatii ce pot fi tiparite pe aviz ; Acest numar difera in functie de formatul avizului, tipul imprimantei si marimea fontului ales;
        • Zile scadenta - este numarul de zile ce va fi propus implicit pentru scadenta in momentul avizarii ;
        • Adaos bauturi si tigari - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'B' - Bauturi si tigari ;
        • Adaos marfuri alimentare - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'M' - Marfuri alimentare ;
        • Procent penalizare - procentul ce va fi propus in mod automat pentru calculul penalitatilor ;
        • Conturi implicite casa - seteaza conturile ce vor fi propuse implicit pentru incasarea pe loc a facturilor ;
      • Firme - seteaza ce documente sa fie luate in seama la calculul fiselor analitice de clienti si furnizori ;
      • Diverse - configurari diverse :
        • Inclus in Jurnal TVA - Da : Include toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv in jurnalul de TVA ;
        • Inclus in Jurnal TVA - Nu : Exclude toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv din jurnalul de TVA ;
        • TVA - Automat : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca purtatoare de TVA ;
        • TVA - Scutit : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca scutite de TVA ;
        • Lucru in valuta - Lei : Va propune automat pretul de vanzare in lei (Vezi Preturi din modulul gestiune) ;
        • Lucru in valuta - Pret 7 : Va propune automat pretul de vanzare in valuta  (Vezi Preturi din modulul 'gestiune') ;
        • Lucru in valuta - catalog : Va propune automat pretul de vanzare conform catalogului de preturi ;
        • Moneda de lucru - seteaza valuta in care se va lucra ;
        • Mesaj stoc negativ - Da : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
        • Mesaj stoc negativ - Nu : nu avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
        • Mesaj stoc negativ - Blocare : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
        • Inchidere Comanda Auto - Da:  Inchide automat comenzile primite in functie de avizul emis ;
        •  Verifica existenta comanda - Da : verifica existenta comenzii primite de la beneficiarul selectat in antetul avizului ; daca comanda nu exista, avizarea articolelor respective va fi inhibata ;
        • Vizibil pret  furnizor pe aviz - Da : permite vizualizarea pretului de furnizor pentru articolul selectat in momentul avizarii ;
      • Print format - permite setarea campurilor ce se vor tipari la listarea avizului utilizand butonul 'Print format' din aviz, cat si coordonatele de imprimare .