Contare

 

Consideratii generale:

Sistemul Platphorma permite introducere urmatoarelor tipuri de contari (articole contabile):

1.Contari directe  - in modulul 'Balanta'(Balanta contabila). Aici utilizatorul poate introduce orice tip de articol contabil. Acesta va fi reflectat in partida dubla, atat in contul debitor al operatiunii, cat si in contul creditor. Acest articol nu va influenta nici un alt modul din sistem, acesta avind efect exclusiv asupra balantei de verificare.

 

2.Contari automate -  generate cu ajutorul modulului CONTARE AUTOMATA.

Modulul 'Contare' permite definirea sau generarea unor articole contabile simple sau complexe din intregul sistem, exceptie facind contarile directe, efectuate in modulul 'Balanta'.

Articolele contabile generate in cadrul modulului 'Contare' se pot transfera automat in balanta de verificare utilizind comanda 'preluare note' a meniului 'Operatiuni' din cadrul modulului de balanta.

Pentru a intelege mecanismul contarii automate trebuie subliniat faptul ca modulul 'Contare automata' are o functie dubla in cadrul sistemului Platphorma si anume:

a) permite definirea unor contari automate pentru operatiunile cu stocuri. Mai exact se poate defini o contare automata pentru un articol (stocabil), indiferent de tipul miscarii acestuia - intrare, iesire, transfer etc.;

b) permite generarea articolelor contabile pe baza contarilor definite in restul modulelor.

 

Accesarea modulului - se face din ecranul principal, apasind butonul 'Contare'.

 

Meniurile modulului 'Contare':

Generare:

  • Nota necentralizata acte - genereaza notele contabile pentru toate actele primare introduse in sistem si care au contare definita, pe punctul de lucru selectat; Selectia punctului de lucru se face prin apasarea butonului 'Punct de lucru' si selectarea punctului de lucru dorit;
  • Genereaza toate necentralizat - genereaza notele contabile pentru toate actele primare introduse in sistem si care au contare definita, pentru toate punctele de lucru.

Definire note:

  • Acte - permite definirea notelor contabile pentru operatiunile ce creaza miscari de stocuri (intrari / iesiri cu factura, borderou, consum, NIR etc.); Pentru definirea notei contabile trebuie respectati urmatorii pasi:

1.      Se selecteaza punctul de lucru dorit si se actioneaza comanda 'Definire note - Acte'. Programul va deschide ecranul 'Definire contari automate';

2.      Se selecteaza tipul actului pentru care se defineste contarea - factura, aviz, NIR- pe factura, NIR - pe aviz, factura import etc.) si gestiunea miscarilor;

ATENTIE ! Selectati cu mare atentie tipul actului dorit! O erorare frecventa este confuzia intre FACTURA - care in acceptiunea modului este 'Factura emisa' si NIR-FACTURA - care reprezinta factura primita;

3.      Se actioneaza butonul 'Adauga' din cadrul ecranului 'Definire contari automate';

4.      Se va deschide ecranul 'Contare specificatie' in care utilizatorul va selecta tipul reperului contat (Ex: G-Marfa nealimentara), contul debitor, contul creditor si tipul sumei (valoare fara TVA, TVA, Adaos etc.);

5.      Se inchide tastind OK;

6.      Operatiunea se va repeta pana la contarea tuturor tipurilor de reper, pentru toate tipuile de acte.

 

EXEMPLU:

 

Presupunem ca o societate comercializeaza o marfa nealimentara, definita in nomenclator cu numele 'Dischete' si avind tipul 'G - marfa nealimentara': Vezi documentatia modulului 'Nomenclator'.

 

Aceasta marfa se aprovizioneaza de la un furnizor oarecare, in cantitate de o bucata la un pret unitar de 100000 Lei. Factura de la furnizor se va inregistra in modulul 'Receptii', programul creind automat NIR-ul. (Vezi Introducerea NIR-urilor in cazul gestiunii depozit).

Articolele contabile aferente acestei intrari ar fi urmatoarele:

371      =          401                  100000

4426    =          401                    19000

 

            Generalizind vom considera ca toata marfa ce intra in gestiunea depozit se va conta in acest mod (toate intrarile de marfa nealimentara in cadrul acestei gestiuni vor avea aceeasi contare). Pentru definirea acestei contari, vom apela modulul 'Contare automata' al sistemului Platphorma si vom urma pasii urmatori:

-         vom selecta punctul de lucru in care s-a inregistrat receptia (Ex: Depozit);

-         vom apela optiunea definire note - acte;

-         pentru a adauga contarea respectiva vom apela butonul 'Adauga' al ferestrei 'Definire Contari Automate', nu inainte de a specifica gestiunea pentru care se realizeaza contarea si  tipul actului.

         

In cazul nostru la gestiune vom selecta 'Depozit', iar la tipul actului 'NIR - Factura'

In cadrul ferestrei de adaugare contare vom specifica tipul de reper - G - Marfa nealimentara,  conturile debitoare si creditoare, dupa cum urmeaza:

          

Se apasa tasta OK.

Operatiunea se va repeta pentru definirea articolului de inregistrare TVA.

         

 

In acest mod, de fiecare data cand in gestiunea Depozit se va aproviziona marfa nealimentara pe NIR - Factura, programul va genera setul de contari programat mai sus.

 

Se va proceda in mod similar si pentru definirea contarilor facturilor emise, consumurilor, productiei etc.;

  • Definire note - Transferuri - Permite contarea automata a transferurilor intre gestiuni (tranzactiile operate in modulul transferuri).

Pentru definirea notelor se va proceda ca in cazul 'Definire  Note - Acte' numai ca se vor selecta atat gestiunea sursa, cat si gestiunea destinatie.

Alte optiuni in cadrul modulului 'Contare':

  • Lista 'Nota modul' - permite vizualizarea notei contabile generata pentru un modul anume (Acte, Incasari/Plati, Casa , Banca etc.) pentru punctul de lucru selectat;
  • Butonul 'Sterge' - sterge nota selectata;
  • Butonul 'Suma' - actualizeaza totalul listei;
  • Butonul 'Genereaza nota' - genereaza nota contabila pe punctul de lucru selectat, pentru modulul indicat in lista 'Nota modul';
  • Butonul 'Genereaza toate notele fara acte' - genereaza notele contabile pentru toate operatiunile din sistem, mai putin pentru cele definite la 'Definire Note - Acte'
  • Butonul 'Genereaza toate notele' - genereaza notele contabile pentru toate operatiunile din sistem;

 

Notele astfel generate se pot prelua in Balanta utilizind comanda 'Preluare note' din submodulul 'Note' al modulului 'Balanta'.