Facturi emise

Acest modul asigura gestionarea facturilor emise de catre societate. Se asigura tiparirea pe formularul standardizat (in diverse tipologii), descarcarea on-line a stocului pentru articolele vandute, precum si debitarea fisei clientului (on-line). De asemenea se ofera posibilitatea urmaririi facturilor in functie de agent, delegat, client etc., cu un numar practic nelimitat de selectii.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal selectand punctul de lucru dorit (fiind baze de date diferite pe punct de lucru) si  apasand butonul 'Facturi emise'

Adaugarea unei facturi emise :

In acceptiunea sistemului Platphorma, factura emisa are doua componente :

1.      Antetul si subsolul facturii - ce cuprind data facturii, datele de identificare ale clientului, agentul de vanzari, delegatul etc. ;

2.      Specificatiile facturii - ce cuprind articolele sau serviciile vandute ;

Adaugarea unei facturi noi se face apeland butonul 'Adauga' din ecranul 'Facturi emise'. Elementele ce trebuiesc definite sunt urmatoarele  (cele marcate cu '*' sunt obligatorii) :

1.Elemente de antet si subsol :

  • Data facturii '*' (ziua - luna si anul fiind date de data generala a sistemului) ;
  • Seria facturii - se poate predefini (in functie de o plaja de numere), astfel incat acest camp sa se completeze automat  (vezi meniul SAL - Configurare);
  • Numarul facturii - se poate predefini (in functie de o plaja de numere), asfel incat acest camp sa se completeze automat  (vezi meniu 'SAL' - Configurare); Acest camp se va incrementa automat cu 1 la urmatoarea adaugare ; ATENTIE ! NU SE POT INTRODUCE DOUA FACTURI CU ACELASI NUMAR !

ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !

Data Scadenta '*' - trebuie sa aiba formatul zz-ll-aaaa ; ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !

  • Curs valutar - se introduce in cazul cand se lucreaza cu pretul de oferta 7 (vezi meniul 'SAL' - Configurare si modul gestiune) sau cu catalogul de preturi ;
  • Beneficiar * - beneficiarul se selecteaza din lista de beneficiari ce se deschide prin apasarea butonului 'Alege firma' plasat intre campul de cod si denumire al beneficiarului ; Daca utilizatorul cunoaste codul beneficiarului il va putea tasta direct in primul  camp de la 'Beneficiar' (cod). In acest mod programul va selecta automat beneficiarul ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de parteneri' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;

Daca un beneficiar nu exista in lista de parteneri, acesta poate fi adaugat direct din acest modul, utilizand butonul 'Adauga' din fereastra 'Alege firma' (dupa procedura descrisa la Modulul 'Firme Interne') ;

Pe subsolul facturii se pot specifica :

  • Delegatul (datele despre delegat : Nume, B.I., Auto Nr. etc.) - aceste date se pot completa direct in campurile respective sau se pot selecta dintr-o  baza de date predefinita. Accesarea listei de delegati se face prin apasarea butonului 'Sel' daca delegatul apartine beneficiarului sau a butonului 'Firma' daca delegatul apartine firmei utilizator ;
  • Agentul - se va selecta din lista de agenti, prin apasarea butonului 'Agent - Alege Text' sau prin tastarea codului de agent in rubrica 'Cod agent' ;
  • Observatii - operatorul poate introduce un camp text cu anumite observatii specifice.

Alte elemente cuprinse in 'Antet' / 'Subsol facura emisa':

  • Butonul 'Add. Chitanta' - permite introducerea unei chitante de plata in numerar (pentru cazul in care factura este achitata pe loc - partial sau total) ; ATENTIE ! DE AICI SE VA PUTEA INTRODUCE O SINGURA CHITANTA !
  • Modifica chitanta - permite modificarea  datelor chitantei ;
  • Butonul 'Plati' - permite vizualizarea tuturor incasarilor ce s-au facut pentru factura respectiva ;
  • Butonul 'Aviz' - permite vizualizarea avizelor emise ;
  • Butonul 'Cmd. Pr' - permite inchiderea (soldarea) comenzilor primite (vezi modulul 'Comenzi Primite') ;
  • Butonul 'Anexa' - intr-o configurare speciala a sistemului, permite specificarea unor elemente privind anexa la factura.

2.      Specificatii :

Pe o factura emisa se pot adauga (vinde) doua tipuri de specificatii :

-         articole (produse din stoc) ;

-         operatiuni diverse (servicii) ;

Pentru adaugarea articolelor, se vor respecta urmatorii pasi :

-         se apasa butonul 'Adauga articole' din cadrul facturii ;

-         se va deschide fereastra ' Specificatie factura', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Articolul vandut - se selecteaza din lista de articole ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al articolului ; Daca utilizatorul cunoaste codul articolului il va putea tasta direct in campul de cod articol. In acest mod programul va selecta automat articolul vandut ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de articole' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul 'gestiune - preturi') ; In cazul in care se utilizeaza preturile de oferta stabilite in gestiune, pentru schimbarea pretului, se va apasa unul din butoanele 1 - 6, iar pentru propunerea pretului 7 se va apasa butonul 7, iar programul va completa automat rubrica PU valuta, Valoare valuta si pret unitar (prin inmultirea cu cursul valutar introdus in antet) ;

Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;

Daca operatorul cunoaste doar valoarea o va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'PU din valoare' ; Programul va determina automat pretul.

  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Pret intrare - este afisat automat de program si reprezinta ultimul pret de furnizor ; sub configurare acesta poate deveni invizibil ;
  • Procentul de rabat - se poate completa de utilizator (daca doreste acordarea de rabat), sau poate fi propus automat de sistem in functie de client si/sau articol ;
  • Rabatul - este determinat automat de program ;
  • Pret cu rabat - este determinat automat de program ;
  • Seria / Inceput / Sfarsit - se completeaza de catre operator sau automat de catre sistem daca se lucreaza cu loturi ;
  • Butonul 'Custodie' - se poate apasa pentru selectarea custodiei (in cazul in care se lucreaza cu custodii - vezi modulul 'gestiune - custodii') ;
  • Optiunea 'Scade stoc Da /Nu' - se poate utiliza daca stocul faptic se descarca pe 'Avizul Emis' si nu pe factura ; Implicit aceasta optiune este propusa pe 'Da' ;
  • Butonul 'Gestiune' - permite schimbarea gestiunii de facturare pentru cazul in care pe o factura emisa sunt cuprinse specificatii din gestiuni diferite ;
  • Campul 'PU catalog' - este completat automat de program daca se lucreaza cu preturi de catalog si nu poate fi modificat de catre utilizator;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii articolului in nomenclator (vezi modulul 'Nomenclator articole') ; Poate fi modificat de catre utilizator ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

OBSERVATII :

-         DACA SISTEMUL ESTE CONFIGURAT OPTIM (PRETURI, RABATURI, DISCOUNTURI) OPERATORUL VA TREBUI SA SELECTEZE DOAR ARTICOLUL VANDUT, RESTUL OPERATIUNILOR FIIND EXECUTATE AUTOMAT DE SISTEM ;

-         IN CAZUL FACTURILOR STORNO OPERATORUL VA INTRODUCE CANTITATEA CU SEMNUL (-) ; IN CAMPUL PRET STORNO (CE DEVINE ACTIV DOAR DACA SE TASTEAZA CANTITATE NEGATIVA) OPERATORUL VA TREBUI SA INTRODUCA PRETUL DE INTRARE IN GESTIUNE AL ARTICOLULUI RESPECTIV, DACA PE STOC NU EXISTA ACEASTA INFORMATIE (PROGRAMUL VA PROPUNE AUTOMAT ULTIMUL PRET DE FURNIZOR) ;

-         PENTRU ADAUGAREA ALTEI SPECIFICATII, SE REPETA PASII DE MAI SUS .

Pentru adaugarea operatiunilor diverse, se vor respecta urmatorii pasi :

-         se apasa butonul 'Adauga operatiuni diverse ' din cadrul facturii (al doilea buton de  adauga) ;

-         se va deschide fereastra ' Specificatie factura', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Cod operat - se selecteaza din lista de operatiuni diverse ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al operatiunii diverse ; Daca utilizatorul cunoaste codul operatiunii il va putea tasta direct in campul de cod operat. In acest mod programul va selecta automat operatiunea ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de operatiuni' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ; Daca operatiunea respectiva nu exista, poate fi adaugata de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul 'gestiune - preturi') ; Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;
  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii operatiunii diverse in lista de operatiuni; Poate fi modificat de catre utilizator ;
  • Butonul 'Cont gestiune' - se poate apasa pentru selectarea centrului de profit asupra caruia se repartizeaza specificatia respectiva (vezi modulul 'centre de cost') ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

Listarea facturii se face utilizand unul din butoanele de print din cadrul facturii, in functie de tipul imprimantei si formatul facturii ;

Modificarea specificatiilor unei facturi :

Se face apeland butonul 'Modifica' din cadrul facturii emise ;

Stergerea specificatiilor unei facturi :

Se face apeland butonul 'Sterge' din cadrul facturii emise ;

Modificarea unei facturi :

Se face apeland butonul 'Modifica' din fereastra 'Facturi emise' ;

Stergerea unei facturi :

Se face apeland butonul 'Sterge' din fereastra 'Facturi emise' dupa stergerea tuturor specificatiilor ;

OBSERVATIE : SUB CONFIGURARE PROGRAMUL VA BLOCA MODIFICAREA SAU STERGEREA UNEI FACTURI TIPARITE.

Meniurile modulului 'Facturi emise':

Facturi:

  • Adauga factura teren- adauga o factura al carei numar propus implicit este altul decat cel setat in configurare numere;
  • Adauga factura calculator- adauga o factura al carei numar propus implicit este cel setat in configurare numere;
  • Modifica - modifica factura;
  • Sterge - sterge factura;

OBSERVATIE : SUB CONFIGURARE PROGRAMUL VA BLOCA MODIFICAREA SAU STERGEREA UNEI FACTURI TIPARITE ;

  • Recitire - reciteste baza de date ;
  • Cauta - cauta o factura in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul 'sortare');
  • Totaluri - calculeaza totalul listei de facturi emise ;
  • Recalcul - recalculeaza facturile emise, actualizand adaosul realizat pe fiecare specificatie; Pentru a fi relevant, trebuie mai intai calculata fisa de magazie in gestiunea corespunzatoare punctului de lucru ;
  • Cautare complexa - cauta o factura dupa unul din criteriile :

-         Numar,

-         Valoare fara TVA,

-         Valoare TVA,

-         Valoare cu TVA.

Facturile gasite in acest fel vor fi marcate cu '*' in campul Sel ; Pentru a ramane la ecran doar acestea, se va utiliza comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare' ;

  • Operatiuni diverse - acceseaza nomenclatorul de operatiuni diverse in care utilizatorul va putea defini acele operatiuni (servicii) ce se 'vand' pe facturile emise ; Pasii de urmat sunt :

-         Din fereastra 'operatiuni diverse' se apasa butonul 'Adauga' ;

-         Se vor defini urmatoarele : Codul operat, Explicatia, conturile debitoare si creditoare atat pentru valoarea fara TVA, cat si pentru valoarea cu TVA ; Aceste conturi se pot alege direct din nomenclatorul de conturi prin apasarea butonului 'Cont…' pentru fiecare cont in parte ;

-         Daca nu se doreste contarea operatiunii respective, se va 'debifa' contarea (pentru valoarea fara TVA, TVA sau amandoua);

-         De asemenea se poate specifica semnul contarii si tipul de TVA ce va fi propus implicit ;

-         Daca se doreste repartizarea asupra unui centru de cost sau profit se va apasa butonul 'Cont Gestiune' si se va alege centrul dorit ;

  • Recalcul accize- recalculeaza accizele facturilor emise (daca este cazul).

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare'.

  • Toate - selecteaza toate inregistrarile din ecranul 'Facturi emise';
  • Nici unul - deselecteaza toate inregistrarile;
  • Invers - inverseaza selectia curenta;
  • Formula - permite selectii complexe, dupa o formula;
  • Un tip - selecteaza doar facturile ce au tipul egal cu cel specificat de operator;
  • Neancasate - selecteaza doar facturile neancasate;
  • Pe Agent - selecteaza doar facturile ce au agentul egal cu cel specificat de operator;
  • O zi - selecteaza doar facturile ce au ziua egala cu cea specificata de operator;
  • Firma - selecteaza doar facturile ce au beneficiarul egal cu cel specificat de operator;

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

  • Data - ordoneaza facturile dupa data emiterii (in luna);
  • Numar - ordoneaza facturile dupa numarul facturii (in luna);
  • Firma - ordoneaza facturile dupa beneficiar (in luna);
  • Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' ;

Note:

  • Un act - permite vizualizarea notei contabile a actului pe care este pozitionat cursorul ;
  • Toate actele - permite vizualizarea notei contabile a tuturor actelor ;
  • Nu se conteaza - inhiba contarea pentru actul pe care este pozitionat cursorul ;
  • Se conteaza - reconteaza un act a carei contare a fost inhibata anterior ;

Operatiuni:

  • Fisa sah - realizeaza fisa sah a tuturor facturilor emise din lista ;
  • Lista specificatii - realizeaza un desfasurator ce cuprinde toate specificatiile facturilor emise in luna respectiva ; Aceasta comanda se poate utiliza si numai pentru facturile selectate ;
  • Schimba agent - schimba agentul facturilor emise ;

Jurnal TVA:

  • Nu - blocheaza transmiterea facturii pe jurnalul de vanzari;
  • Da - permite transmiterea unei facturi blocate anterior, pe jurnalul de vanzari;

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

  • Configurare numere  - permite configurarea plajei de numere si a seriilor pentru 'Facturi emise', 'Borderou de vanzari', 'Avize emise' si 'Chitante numerar' ;
  • Configurare generale - se pot face anumite configurari ale sistemului ; Ecranul de configurare este impartit in urmatoarele submodule :
    • Standard :
      • Sortare acte - dupa numar : documentele primare vor fi ordonate dupa numarul lor ;
      • Sortare acte - dupa data : documentele primare vor fi ordonate dupa data emiterii lor;
      • Cautare firme - dupa cod : partenerii vor fi cautati implicit dupa cod ;
      • Cautare firme - dupa nume : partenerii vor fi cautati implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa cod : articolele  vor fi cautate implicit dupa cod ;
      • Cautare articole - dupa nume : articolele  vor fi cautate implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa grupa : articolele  vor fi cautate implicit dupa grupa ;
      • Numar maxim specificatii facturi - determina numarul maxim de specificatii ce pot fi adaugate in cadrul unei facturi emise ; Numarul specificatiilor ce pot fi adaugate este practic nelimitat - aceasta optiune referindu-se la numarul de specificatii ce pot fi tiparite pe factura ; Acest numar difera in functie de formatul facturii, tipul imprimantei si marimea fontului ales;
      • Zile scadenta - este numarul de zile ce va fi propus implicit pentru scadenta in momentul facturarii ;
      • Adaos bauturi si tigari - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'B' - Bauturi si tigari ;
      • Adaos marfuri alimentare - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'M' - Marfuri alimentare ;
      • Procent penalizare - procentul ce va fi propus in mod automat pentru calculul penalitatilor ;
      • Conturi implicite casa - seteaza conturile ce vor fi propuse implicit pentru incasarea pe loc a facturilor ;
    • Firme - seteaza ce documente sa fie luate in seama la calculul fiselor analitice de clienti si furnizori ;
    • Diverse - configurari diverse :
      • Inclus in Jurnal TVA - Da : Include toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv in jurnalul de TVA ;
      • Inclus in Jurnal TVA - Nu : Exclude toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv din jurnalul de TVA ;
      • TVA - Automat : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca purtatoare de TVA ;
      • TVA - Scutit : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca scutite de TVA ;
      • Lucru in valuta - Lei : Va propune automat pretul de vanzare in lei (Vezi Preturi din modulul gestiune) ;
      • Lucru in valuta - Pret 7 : Va propune automat pretul de vanzare in valuta  (Vezi Preturi din modulul gestiune) ;
      • Lucru in valuta - catalog : Va propune automat pretul de vanzare conform catalogului de preturi ;
      • Moneda de lucru - seteaza valuta in care se va lucra ;
      • Mesaj stoc negativ - Da : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Nu : nu avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Blocare : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Inchidere Comanda Auto - Da:  Inchide automat comenzile primite in functie de factura emisa ;
      •  Verifica existenta comanda - Da : verifica existenta comenzii primite de la beneficiarul selectat in antetul facturii ; daca comanda nu exista, facturarea articolelor respective va fi inhibata ;
      • Vizibil pret  furnizor pe factura - Da : permite vizualizarea pretului de furnizor pentru articolul selectat in momentul facturarii ;
    • Print format - permite setarea campurilor ce se vor tipari la listarea facturii utilizand butonul 'Print format' din factura, cat si coordonatele de imprimare.