Facturi proforma

 Acest modul asigura gestionarea facturilor proforma emise de catre societate. Se asigura tiparirea pe formularul standardizat (in diverse tipologii). De asemenea, se ofera posibilitatea urmaririi facturilor proforma in functie de agent, delegat, client etc., cu un numar practic nelimitat de selectii.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal selectind punctul de lucru dorit (fiind baze de date diferite pe punct de lucru) si  apasind butonul 'Facturi proforma'.

Adaugarea unei facturi proforma :

In acceptiunea sistemului Platphorma, factura proforma are doua componente :

1.      Antetul si subsolul facturii - ce cuprind data facturii, datele de identificare ale clientului, agentul de vanzari, delegatul etc. ;

2.      Specificatiile facturii - ce cuprind articolele sau serviciile vandute ;

Adaugarea unei facturi proforma se face apelind butonul 'Adauga' din ecranul 'Facturi proforma'. Elementele ce trebuie definite sunt urmatoarele  (cele marcate cu '*' sunt obligatorii) :

1. Elemente de antet si subsol :

  • Data facturii * (ziua, luna si anul fiind date de data generala a sistemului) ;
  • Numarul facturii* - se poate predefini (in functie de o plaja de numere), asfel incat acest camp sa se completeze automat  (vezi meniu 'SAL' - 'Configurare'); Acest camp se va incrementa automat cu 1 la urmatoarea adaugare ;

ATENTIE ! NU SE POT INTRODUCE DOUA FACTURI CU ACELASI NUMAR !

ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !

  • Data Scadenta * - trebuie sa aiba formatul zz-ll-aaaa ;

ATENTIE ! IN ACEST CAMP NU SE POT INTRODUCE DECAT NUMERE !

  • Curs valutar - se introduce in cazul cand se lucreaza cu pretul de oferta 7 (vezi meniu 'SAL' - 'Configurare' si modulul gestiune) sau cu catalogul de preturi ;
  • Beneficiar * - beneficiarul se selecteaza din lista de beneficiari interni sau externi ce se deschide prin apasarea unuia din butoanele 'Alege firma interna' sau 'Alege firma externa' plasate intre campul de cod si denumire al beneficiarului ; Daca utilizatorul cunoaste codul beneficiarului il va putea tasta direct in primul  camp de la 'Beneficiar' (cod). In acest mod programul va selecta automat beneficiarul ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de parteneri' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;

Daca un beneficiar nu exista in lista de parteneri, aceasta poate fi adaugat direct din acest modul, utilizind butonul 'Adauga' din fereastra 'Alege firma' (dupa procedura descrisa la modulul 'Firme Interne' sau 'Firme Externe') ;

Pe subsolul facturii se pot specifica :

  • Agentul - se va selecta din lista de agenti, prin apasarea butonului 'Agent - Alege Text' sau prin tastarea codului de agent in rubrica 'Cod agent' ;
  • Observatii - operatorul poate introduce un camp text cu anumite observatii specifice ;

Alte elemente cuprinse in Antet / Subsol facura emisa:

  • Butonul 'Lista inchideri' - permite vizualizarea facturilor si comenzilor ce au 'inchis' proforma respectiva ;
  • Butonul 'Stoc previzional' - permite vizualizarea stocului previzional pentru o anumita clasa de produse ;
  • Butonul 'Anexa' - permite introducerea unor observatii specifice ce trebuie tiparite pe proforma ;
  • Comutatorul 'Stare' - permite specificarea starii proformei respective (facturat / nefacturat / facturat partial).

2.   Specificatii :

Pe o factura proforma se pot adauga (vinde) doua tipuri de specificatii :

-         articole (produse din stoc) ;

-         operatiuni diverse (servicii) ;

Pentru adaugarea articolelor, se vor respecta urmatorii pasi :

-         se apasa butonul 'Adauga articole' din cadrul facturii ;

-         se va deschide fereastra ' Specificatie factura', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Articolul vandut - se selecteaza din lista de articole ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al articolului ; Daca utilizatorul cunoaste codul articolului il va putea tasta direct in campul de cod articol. In acest mod programul va selecta automat articolul vandut ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de articole' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul gestiune - preturi) ; In cazul in care se utilizeaza preturile de oferta stabilite in gestiune, pentru schimbarea pretului, se va apasa unul din butoanele '1'-'6', iar pentru propunerea pretului 7 se va apasa butonul '7', iar programul va completa automat rubrica PU valuta, Valoare valuta si pret unitar (prin inmultirea cu cursul valutar introdus in antet).

Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;

  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Butonul 'Gestiune' - permite schimbarea gestiunii de facturare pentru cazul in care pe o factura proforma sunt cuprinse specificatii din gestiuni diferite ;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii articolului in nomenclator (vezi modulul 'Nomenclator articole') ; Poate fi modificat de catre utilizator ;
  • Comutatorul 'Stare' - permite specificarea starii proformei respective (facturat / nefacturat / facturat partial) ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

OBSERVATII :

-         DACA SISTEMUL ESTE CONFIGURAT OPTIM (PRETURI, RABATURI, DISCOUNTURI) OPERATORUL VA TREBUI SA SELECTEZE DOAR ARTICOLUL VANDUT, RESTUL OPERATIUNILOR FIIND EXECUTATE AUTOMAT DE SISTEM ;

-         IN CAZUL FACTURILOR STORNO OPERATORUL VA INTRODUCE CANTITATEA CU SEMNUL (-) ; IN CAMPUL PRET STORNO (CE DEVINE ACTIV DOAR DACA SE TASTEAZA CANTITATE NEGATIVA) OPERATORUL VA TREBUI SA INTRODUCA PRETUL DE INTRARE IN GESTIUNE AL ARTICOLULUI RESPECTIV, DACA PE STOC NU EXISTA ACEASTA INFORMATIE (PROGRAMUL VA PROPUNE AUTOMAT ULTIMUL PRET DE FURNIZOR) ;

-         PENTRU ADAUGAREA ALTEI SPECIFICATII, SE REPETA PASII DE MAI SUS ;

Pentru adaugarea operatiunilor diverse, se vor respecta urmatorii pasi :

-         se apasa butonul 'Adauga operatiuni diverse ' din cadrul facturii proforma (al doilea buton de  adauga) ;

-         se va deschide fereastra ' Specificatie', in care operatorul va trebui sa specifice urmatoarele elemente :

  • Cod operat - se selecteaza din lista de operatiuni diverse ce se deschide prin apasarea butonului 'Specificatie' plasat intre campul de cod si denumire al operatiunii diverse ; Daca utilizatorul cunoaste codul operatiunii il va putea tasta direct in campul de cod operat. In acest mod programul va selecta automat operatiunea ; De mentionat ca in acest camp se pot scrie primele litere din denumire - in acest fel, programul va deschide 'Lista de operatiuni' cu cursorul pozitionat pe prima inregistrare ce incepe cu grupul de litere specificat de operator ; Daca operatiunea respectiva nu exista, poate fi adaugata de operator ;
  • Cantitatea - se tasteaza de operator (numeric cu 4 zecimale) ; in cazul facturilor storno cantitatea se va tasta cu (-) ;
  • Pretul fara TVA- se tasteaza de catre operator (numeric cu 4 zecimale), sau in functie de configurari, poate veni automat  (vezi modulul 'gestiune'- preturi) ; Daca operatorul cunoaste doar pretul cu  TVA il va introduce in aceeasi rubrica (pret fara TVA) si va apasa butonul 'Pret fara TVA' ; Programul va determina automat pretul fara TVA ;
  • Valoarea fara TVA - este determinata automat de program prin inmultirea cantitatii cu pretul fara TVA ;
  • TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea TVA ;
  • Valoare cu TVA - este determinata automat de program ; Daca operatorul doreste alta valoare, va debifa 'TVA automat' si va modifica valoarea cu  TVA, corelat cu modificarea TVA ;
  • Tipul de TVA - este propus in mod automat de program conform definirii operatiunii diverse in lista de operatiuni; Poate fi modificat de catre utilizator ;
  • Butonul 'Cont gestiune' - se poate apasa pentru selectarea centrului de profit asupra caruia se repartizeaza specificatia respectiva (vezi modulul centre de cost) ;

Pentru a incheia se apasa OK sau se tasteaza ENTER.

Listarea facturii proforma se face utilizind unul din butoanele de print din cadrul facturii, in functie de tipul imprimantei si formatul facturii ;

Modificarea specificatiilor unei facturi proforma :

Se face apelind butonul 'Modifica' din cadrul facturii proforma ;

Stergerea specificatiilor unei facturi proforma:

Se face apelind butonul 'Sterge' din cadrul facturii proforma ;

Modificarea unei facturi proforma:

Se face apelind butonul 'Modifica' din fereastra 'Facturii proforma' ;

Stergerea unei facturi :

Se face apelind butonul 'Sterge' din fereastra 'Facturi proforma' dupa stergerea tuturor specificatiilor ;

Meniurile modulului 'Facturi proforma':

Tabel:

  • Adauga- adauga factura proforma;
  • Modifica - modifica factura proforma;
  • Sterge - sterge factura proforma;
  • Cauta - cauta o factura in functie de criteriul dupa care este sortata baza de date (vezi meniul sortare);
  • Total - calculeaza totalul listei de facturi proforma ;
  • Print - tipareste factura proforma ;
  • Inchide selectate - va considera 'facturate' toate facturile proforma selectate, asupra carora se executa comanda 'Inchide selectate'
  • Preia an precedent - preia facturile proforma 'neinchise' din anul precedent.

Selectie:

Prin selectie se intelege marcarea inregistrarilor ce respecta o conditie cu '*' in campul 'Sel'. Pentru a ramane la ecran doar inregistrarile marcate se va actiona comanda 'Selectate' din meniul 'Sortare'.

  • Toate - selecteaza toate inregistrarile din ecranul 'Facturi proforma';
  • Nici una - deselecteaza toate inregistrarile;
  • Numar - selecteaza doar proformele ce au un numar egal cu cel specificat de utilizator;
  • Formula - permite selectii complexe, dupa o formula;

Sortare:

Prin sortare se intelege ordonarea inregistrarilor dupa un anumit criteriu si/sau afisarea la ecran a inregistrarilor care respecta un anumit criteriu.

  • Data - ordoneaza facturile proforma dupa data emiterii (in luna);
  • Numar - ordoneaza facturile dupa numarul facturii (in luna);
  • Selectate - afiseaza doar inregistrarile ce au valoarea '*' in campul 'sel' ;

Centralizare:

  • Clasa  /articol - realizeaza o centralizare a articolelor cuprinse in facturile proforma in functie de clasa articolelor ;
  • O firma interna - realizeaza o centralizare a articolelor cuprinse in facturile proforma numai pentru o firma interna specificata de utilizator ;
  • O firma externa - realizeaza o centralizare a articolelor cuprinse in facturile proforma numai pentru o firma externa specificata de utilizator ;
  • Firma / articol / comanda - realizeaza o centralizare a articolelor cuprinse in specificatiile facturilor proforma  in functie de beneficiar/articol si clasa articolului ;

SAL:

Acest meniu este rezervat in general producatorului, integratorului sau administratorului de sistem. Nu se recomanda folosirea sa decat la recomandarea expresa a producatorului !

  • Configurare generale - se pot face anumite configurari ale sistemului ; Ecranul de configurare este impartit in urmatoarele submodule :
    • Standard :
      • Sortare acte - dupa numar : documentele primare vor fi ordonate dupa numarul lor ;
      • Sortare acte - dupa data : documentele primare vor fi ordonate dupa data emiterii lor;
      • Cautare firme - dupa cod : partenerii vor fi cautati implicit dupa cod ;
      • Cautare firme - dupa nume : partenerii vor fi cautati implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa cod : articolele  vor fi cautate implicit dupa cod ;
      • Cautare articole - dupa nume : articolele  vor fi cautate implicit dupa denumire ;
      • Cautare articole - dupa grupa : articolele  vor fi cautate implicit dupa grupa ;
      • Numar maxim specificatii facturi - determina numarul maxim de specificatii ce pot fi adaugate in cadrul unei facturi proforma ; Numarul specificatiilor ce pot fi adaugate este practic nelimitat - aceasta optiune referindu-se la numarul de specificatii ce pot fi tiparite pe factura ; Acest numar difera in functie de formatul facturii, tipul imprimantei si marimea fontului ales;
      • Zile scadenta - este numarul de zile ce va fi propus implicit pentru scadenta in momentul facturarii ;
      • Adaos bauturi si tigari - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'B' - Bauturi si tigari ;
      • Adaos marfuri alimentare - procentul ce se aplica la adaos in cazul lucrului cu tipul de reper 'M' - Marfuri alimentare ;
      • Procent penalizare - procentul ce va fi propus in mod automat pentru calculul penalitatilor ;
      • Conturi implicite casa - seteaza conturile ce vor fi propuse implicit pentru incasarea pe loc a facturilor ;
    • Firme - seteaza ce documente sa fie luate in seama la calculul fiselor analitice de clienti si furnizori ;
    • Diverse - configurari diverse :
      • Inclus in Jurnal TVA - Da : Include toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv in jurnalul de TVA ;
      • Inclus in Jurnal TVA - Nu : Exclude toate documentele fiscale emise in punctul de lucru respectiv din jurnalul de TVA ;
      • TVA - Automat : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca purtatoare de TVA ;
      • TVA - Scutit : Toate documentele emise in punctul de lucru repectiv vor fi propuse ca scutite de TVA ;
      • Lucru in valuta - Lei : Va propune automat pretul de vanzare in lei (Vezi 'Preturi' din modulul 'gestiune') ;
      • Lucru in valuta - Pret 7 : Va propune automat pretul de vanzare in valuta  (Vezi Preturi din modulul 'gestiune') ;
      • Lucru in valuta - catalog : Va propune automat pretul de vanzare conform catalogului de preturi ;
      • Moneda de lucru - seteaza valuta in care se va lucra ;
      • Mesaj stoc negativ - Da : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Nu : nu avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Mesaj stoc negativ - Blocare : avertizeaza atunci cand stocul articolului vandut este mai mic sau egal cu 0 ;
      • Inchidere Comanda Auto - Da:  Inchide automat comenzile primite in functie de factura proforma ;
      •  Verifica existenta comanda - Da : verifica existenta comenzii primite de la beneficiarul selectat in antetul facturii ; daca comanda nu exista, facturarea articolelor respective va fi inhibata ;
      • Vizibil pret  furnizor pe factura - Da : permite vizualizarea pretului de furnizor pentru articolul selectat in momentul facturarii ;
    • Print format - permite setarea campurilor ce se vor tipari la listarea facturii utilizind butonul 'Print format' din factura, cat si coordonatele de imprimare.