Modulul Manager:

In cadrul acestui modul se pot obtine o serie de situatii cu caracter predefinit, situatii ce isi extrag datele din urmatoarele module: Incasari, Plati, Casa, Banca, Documente fiscale (facturi, bonuri fiscale, receptii, etc), Documente non-fiscale dar care sunt in stransa corelatie cu gestiunea (avize, consumuri, etc) si Gestiuni.

Accesarea modulului - se face din ecranul principal, apasand butonul 'Manager'

Meniurile modulului Manager :

Meniul Situatii:

        

1. Situatie vanzari: Se poate obtine situatia vanzarilor (pe facturi emise) pe o perioada ce se poate selecta (de la o zi la mai multi ani). Aceasta situatie poate fi realizata pe un punct de lucru, cateva sau toate. De asemenea utilizatorul poate solicita evidentierea tuturor facturilor, numai a facturilor neincasate sau scadente si neincasate. Pentru aceste facturi se pot extrage atat incasarile efectuate cat si numarul de zile depasire la scadenta. Datele se pot grupa pe clienti sau se pot solicita pe un singur client.

Pentru a putea obtine aceasta situatie trebuiesc parcursi urmatorii pasi:

a)      Din meniul situatii se selecteaza Situatie vanzari

b)      Se selecteaza perioada (de la data zz ll aaaa pana la data zz ll aaaa). Se apasa OK sau se tasteaza ENTER

c)      Se selecteaza gestiunile.

 

Aceasta operatiune se realizeaza astfel:

i.                     se pozitioneaza cursorul pe gestiunea dorita;

ii.                   se tasteaza '+' utilizand tasta 'plus' situata in blocul numeric al tastaturii (altfel spus 'plusul mare al tastaturii”)

iii.                  in dreptul gestiunii dorite va aparea semnul '*', ceea ce indica ca gestiunea respectiva a fost selectata (vezi imaginea de mai sus).

iv.                 pentru a selecta si o alta gestiune se repeta operatiunile de mai sus.

v.                   deselectia unei gestiuni se realizeaza in acelasi mod, astfel tasta 'plus' (de pe blocul numeric) actionand ca un comutator.

Dupa selectarea gestiunilor dorite se apasa Select sau se tasteaza ENTER

 

d)      Se selecteaza tipul facturilor pe baza carora se doreste situatia:

- toate

- neincasate

- scadente si neincasate

Utilizatorul poate alege sa vizualizeze si platile aferente acestor facturi. Atunci se va bifa 'Inclusiv plati'.

Daca se urmareste gruparea pe firme se va bifa 'Grupare pe firme'. Programul va deschide lista de clienti din care utilizatorul poate alege beneficiarii pentru care doreste sa realizeze situatia. Acestia vor fi selectati de utilizator dupa procedeul de selectie prezentat mai sus. Daca nu se bifeaza grupare pe firme, programul va realiza situatia pentru toti beneficiarii.

Gruparea pe o singura firma (Situatia va fi realizata pentru o singura firma) se face bifand 'Grupare pe firme' concomitent cu bifarea optiunii 'Doar o firma'

Se va obtine o situatie cu urmatorul cap de tabel:

Nr. factura

Data

Firma

Marfa + adaos

Total

Platit

Rest de plata

Adaos

Marfa

TVA

Scadent

Zile depasire

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Situatie cumparari: Se obtine similar cu Situatie vanzari 

3.Optiunea Cheie : a meniului situatii este utilizata doar in cazuri speciale de folosire a gestiunilor. Pentru amanunte contactati producatorul.

4. Grafic scadente: permite obtinerea rapida a unui scadentar de clienti si furnizori (incasari si plati) pe o gestiune, cateva sau toate. Pentru selectia gestiunilor se va utiliza procedeul descris la Situatie vanzari.

5. Jurnal accize: se foloseste atunci cand firma utilizatoare plateste accize. Este un meniu specializat ce se preteaza la fabricile producatoare de alcool, tutun, etc. Functioneaza similar cu Situatie vanzari, dar presupune o setare si o utilizare speciala a intregului sistem. . Pentru amanunte contactati producatorul.

6. Pret productie alcool: Este un meniu specializat ce se preteaza la fabricile producatoare de alcool. Presupune o setare si o utilizare speciala a intregului sistem. Pentru amanunte contactati producatorul.

7. Facturi/unitate: cu ajutorul acestei optiuni se pot centraliza toate facturile emise intr-o perioada data. Tot aici se pot vedea si specificatiile facturilor (pe o perioada data).

         

 

Pentru generarea situatiei se actioneaza butonul 'Calculeaza'. Se selecteaza perioada (ziua de inceput - ziua de sfarsit) si gestiunile. Pentru a vedea situatia specificatiilor se apasa butonul specificatii.

8. Chitante fiscale / unitate: Se utilizeaza pentru obtinerea unei situatii similare cu cea de mai sus, dar pe baza borderoului de vanzari;

9. Facturi + specificatii  / unitate: vezi Facturi / unitate

10. Chitante fiscale + specificatii  / unitate: vezi Chitante fiscale / unitate

11. Facturi / agent: este un raport extrem de important ce poate fi utilizat in special de firmele cu profil de distributie in sistem pre-sell. Acest raport calculeaza facturile unui agent (pe punct de lucru si perioada selectabila) atat valoric cat si ca specificatii. Tot de aici se obtine si incarcarea pe masina. Pentru calcularea raportului este necesar sa se apese butonul 'Calculeaza'. Se va selecta punctul de lucru  (unul sau mai multe), ziua de inceput si ziua de sfarsit - in format 'zz'; ziua de inceput poate fi egala cu ziua de sfarsit, caz in care se vor lua in considerare doar facturile acelei zile. Urmatorul pas va fi selectarea unuia sau mai multor agenti (trasee). Acestia se vor selecta cu tasta '+' din blocul numeric situat in dreapta tastaturii. Se poate selecta si plaja de facturi pentru care se va calcula raportul.

Pentru vizualizarea specificatiilor (centralizate - incarcarea pe masina) se va apasa butonul 'Specificatii'.

12. Situatie Ambalaje: poate calcula situatia ambalajelor date in custodie si/sau returnate de la clienti/furnizori. Folosirea acestei situatii presupune o setare si o utilizare speciala a intregului sistem. Pentru informatii suplimentare contactati producatorul.

13. Generator…: lucreaza ca un generator de rapoarte cu situatii partial predefinite .

Pentru a calcula un anumit raport se va apasa butonul 'Calculeaza' Se va deschide un ecran de unde utilizatorul poate  selecta un raport predefinit sau isi poate crea propriul raport.

 

Selectarea raportului se face prin pozitionarea pe raportul dorit si apasarea butonului OK.

Pentru a defini un raport nou este necesar sa parcurgem urmatorii pasi.

 

a) se apasa butonul 'Adauga'; se va deschide urmatoarea fereastra:

             

 

b) In campul 'Denumire' se scrie numele pe care utilizatorul doreste sa il dea situatiei.

c) In functie de specificul activitatii sau natura raportului, se vor actiona butoanele radio, astfel:

            Agenti:

  • Toti:  se va calcula o situatie ce va include toti agentii de vanzare;
  • Unul: se va calcula o situatie ce va include un singur agent  de vanzare; programul va cere automat selectarea agentului respectiv. Aceasta selectie se va face din lista de agenti, cu '+' de pe blocul numeric.
  • Selectati: se va calcula o situatie ce va include mai multi agenti  de vanzare; programul va cere automat selectarea agentilor respectivi. Aceasta selectie se va face din lista de agenti, cu '+' de pe blocul numeric.

Facturi:

  • Toate: situatia va fi realizata pe baza tuturor facurilor emise introduse in sistem;
  • Neincasate: situatia va fi realizata pe baza tuturor facturilor emise si neincasate,  introduse in sistem;
  • Scadente: situatia va fi realizata pe baza tuturor facturilor emise, scadente si neincasate,  introduse in sistem.

Firme (clienti):

  • Fiecare act: situatia va reflecta fiecare factura in parte, emisa catre clienti, pentru toti clientii;
  • Cumulat pe firme: situatia va reflecta totalul facturilor emise catre un anumit client, pentru toti clientii.

Articole:

  • Necentralizat: situatia va reflecta toate articolele (produsele) vandute catre toti clientii, pentru fiecare client in parte;
  • Centralizat: situatia va reflecta suma tututor articolelor vandute, pentru fiecare articol in parte;
  • Centralizat pe firme: situatia va reflecta totalul articolelor vandute catre un client, pentru toti clientii si pentru toate articolele;
  • Centralizat pe agenti: situatia va reflecta totalul articolelor vandute de catre un agent, pentru toti clientii.

Incasari:

  • Necentralizat: situatia va reflecta toate incasarile, desfasurat;
  • Centralizat pe firme: situatia va reflecta toate incasarile, insumate pentru fiecare firma in parte;
  • Centralizat pe agenti: situatia va reflecta toate incasarile, insumate pentru fiecare agent in parte.

 

Dupa calcularea raportului, in ecranul principal se va afisa situatia facturilor (calculata pe baza setarilor prezentate mai sus). Pentru a vizualiza incasarile se va apasa butonul 'Incasari', iar pentru a vizualiza articolele se va apasa butonul 'Articole'. Butonul 'Rapid' actualizeaza doar facturile si incasarile!

Meniul Produse

         

1. Situatii la Client Centralizat: Se poate obtine situatia articolelor (produselor) vandute la clienti, in mod centralizat (insumate pe fiecare articol)  pe o perioada data. Situatia se poate genera pentru un singur client, mai multi, sau toti. Selectia clientilor se face din lista de clienti ce se deschide automat, cu semnul '+' aflat in blocul numeric al tastaturii, sau prin formula, actionand butonul.

In mod similar se selecteaza si gestiunile din care se doreste obtinerea situatiei.

2. Situatii la Furnizor Centralizat: Similar cu 'Situatie la Client centralizat'

3. Situatii la Client Necentralizat: se procedeaza ca in cazul situatiei la client centralizat, cu exceptia ca se va obtine o lista a tuturor articolelor vandute, necentralizat (fiecare articol va aparea cate o data, pentru fiecare factura emisa ce l-a continut);

4. Situatii la Furnizor  Necentralizat: Similar cu Situatii la Client Necentralizat;

5.Produse / Perioada: realizeaza un raport asupra tuturor miscarilor articolelor (produselor) intr-o perioada, in gestiunile selectate; ! Pentru ca aceasta situatie sa fie corecta este necesar ca Fisa de magazie sa fie calculata, pentru perioada de timp pentru care se doreste situatia si pentru toate gestiunile!

6. Clienti / An: realizeaza un raport asupra tututor debitelor si creditelor clientilor, pe fiecare luna in parte. Raportul se realizeaza in an si este necesar ca Fisele analitice ale clientilor sa fie calculate pe fiecare luna in parte.

7. Produse / Gestiuni: realizeaza o situatie complexa asupra miscarii articolelor in mai multe gestiuni, pe o perioada de timp selectata. Se pot predefini gestiunile, articolele si agentii pentru care se calculeaza situatia. De asemenea se poate realiza stocul la zi, centralizat pe gestiune/articol/agent.

Meniul Facturi

          

 

1. Facturi emise: Acest raport centralizeaza toate facturile emise de catre firma utilizatoare de la deschidere si pana in ziua raportului. Tot aici se poate vedea daca o factura este restanta, cu ce suma si de cand. Cu dublu click pe factura se pot obtine informatii referitoare la specificatiile acesteia si la incasarile efectuate.

 

             

Utilizand meniul Sortare toate… se vor putea vizualiza toate facturile emise, ordonate dupa firma, agent, data emiterii sau toate facturile emise catre o firma,  de catre un agent sau toate facturile selectate cu ajutorul meniului Selectie->Formula.

Meniul Sortare neincasate ne permite sa vedem acelasi raport, dar numai pentru facturile neincasate.

         

Meniul La Termen

        

 

Pe facturi -> calculeaza facturile 'La termen'. Situatia se obtine pentru toate facturile ajunse la termen.

Cumulat pe firme -> aceeasi situatie, cu exceptia faptului ca datele se vor centraliza pe firma (client).

Pentru ca situatiile prezentate in cadrul meniului 'La termen' sa functioneze corect, este necesar ca setarea datei calendaristice sa fie de tipul ” dd.mm.yyyy”. Acest lucru se face din Control panel -> Regional settings.

           

 

Calcul diferente curs : calculeaza diferentele de curs dintre momentul emiterii facturii si momentul incasarii, chiar daca operatiunile efectuate sunt in lei. Conditia ca aceasta situatie sa functioneze este ca utilizatorul sa 'lege' un curs pe factura emisa si pe incasare, si incasarea sa se faca in modulul incasari.

 

Meniu SAL, optiunea Refa fisier poate reactualiza fisierul de facturi emise, atunci cand acesta se deterioreaza (din diferite motive Ex: o cadere de curent). Este recomandat ca aceasta comanda sa nu fie executata decat la indicatia expresa a producatorului sau a integratorului. 

2. Facturi primite -> Similar cu Facturi emise.

 

Meniul Situatii Valuta

         

 

1. Stoc / facturi / Articole -> Realizeaza o estimare in valuta a stocului, facturilor si a miscarilor articolelor, pornind de la cursul valutar din ziua tranzactiilor. Situatia functioneaza inclusiv pentru facturile si receptiile in lei, cu conditia ca utilizatiroul 'sa lege” un curs valutar pe fiecare act.

2. Mai multe gestiuni - > aceeasi situatie pentru mai multe gestiuni (sau toate).

Meniul Specificatii

           

 

Cu ajutorul comenzilor din acest meniu se poate obtine un raport asupra specificatiilor fiecarui tip de act (Facturi emise, Receptii, Deconturi, Avize, Borderou de vanzari, Consumuri, Transferuri, Productie, Facturi de export si import). Situatia este in luna si se poate aplica unui punct de lucru, mai multe sau toate. De asemenea, se poate selecta doar un tip de reper.

Pasii necesari obtinerii rapotului sunt urmatorii:

a) Se selecteaza tipul de act. Ex -> facturi emise;

b) Se apasa butonul calculeaza;

c) Din ecranul Configurare specificatii se fac setarile dorite: (o gestiune sau toate / un tip reper sau toate / perioada de raportare.

          

In cazul in care se selecteaza doar o gestiune sau doar un tip de reper  se va aplica procedeul de selectie prezentat la inceputul capitolului.

 

Meniul Verificari

         

 

Realizeaza  verificarea egalitatii intre Balanta contabila si Balanta de firme ( exemplu debit si credit 401.01 )

Pentru a avea egalitate intre sumele unui cont de clienti sau furnizori intre Balanta contabila si Balanta firme sunt necesari efectuarea urmatorilor pasi ( care se fac de altfel la orice inchidere de luna) :

1. Se da "transfer puncte de lucru" in module de CASA si BANCA

2. Se fac generarile de note contabile in modulul CONTARE

3. Se efectueaza operatiune de "preluare note" in modulul Balanta -> 'Note contabile'

4. Se da "Calcul fisa analitica" in modulul FIRME

 

In acest moment putem sa comparam debitul si creditul unui anumit cont, exemplu 401.01 atat din Balanta Contabila  cat si din Balanta Firme.

 

Daca nu exista egalitate mergeti in modulul "Situatii" unde selctati comanda 'Verificari' -> 'Balanta - Modul firme'. Apasati butonul Calculeaza si introduceti contul pe care vreti sa il verificati. Veti restrange in acest  fel aria cautarilor.

 

Motive ce pot duce la inexistenta egalitatii:

1. Deconturile complexe nu au egalitate intre suma din facturi platite si plati la alte facturi si nota auxiliara ( 401  -  542 ). Diferenta apare pe o nota de decont specifica punctului de lucru.

2. In Deconturi complexe facturi primite exista acte ce nu au tipul "Factura" si sunt contate prin 401 ( sau nota auxiliara este prin 401). Se intra in Facturi din deconturi complexe si se schimba tipul actului.

 

3. In receptii exista acte de tip  "Chit.fisc" si nu au suma cu TVA egala cu suma din chitanta : se rezolva cu "Recalcul" in modulul Receptii. Diferenta apare de regula pe nota de casa. Este suficient doar "Calcul fisa analitica " in modulul FIRME.

 

4. S-au introdus note contabile obisnuite folosindu-se un cont de clienti sau furnizori. Se sterg notele respective si se aduga in modulul de FIRME in "Note diverse firme" unde se leaga de firma in mod corespunzator.

 

ATENTIE ! Dupa efectuarea de modificari reparcurgeti pasii indicati la inceput !